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→ gilt für Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden Alle Kosten , die bei der Archivierung , Sicherung und Lesbarmachung von Dokumenten und Daten entstehen – Beispiel: Beauftragung von einem externen Büro, das die Dokumente digitalisiert Sonderkosten zum Einscannen und Einlagern von Dokumenten, die am Bilanzstichtag noch nicht archiviert wurden – Beispiel: Rechnungen, die noch nicht ins System eingepflegt wurden, wobei auch der Personalaufwand zur Archivierung berücksichtigt werden muss → Rückstellung erfolgt einmalig Kosten für Einrichtungsgegenstände + deren Abschreibungen – Beispiele: Schränke und Regale → Einrichtungsgegenstände, die bereits abgeschrieben wurden, dürfen nicht berücksichtigt werden Personalkosten – Beispiele: Reinigung und Hausmeister → Kosten werden anteilig berechnet Kosten für die Entsorgung von Unterlagen nach der Aufbewahrungspflicht oder die Aufbewahrung von Dokumenten, die nach Fristablauf weiter archiviert bleiben, werden nicht berücksichtigt
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